Nama : Mukki Fajar Febiawan NIM : 18100939

Manajement Proyek

Apa itu Manajemen Proyek ? – Pada pembahasan ini akan dipaparkan hal-hal penting yang berkaitan dengan manajemen proyek. Tentunya pembahasan ini tidaklah terlalu mendetail, namun dengan gambaran yang singkat dan padat ini, diharapkan para pembaca sekalian bisa mempunyai gambaran tentang apa yang dimaksud dengan manajemen proyek, serta hal-hal apa saja yang perlu diketahui menyangkut manajemenproyek. Disamping itu pula, dengan pembahasan ini, diharapkan para pembaca sekalian bisa mendalami atau belajar lebih jauh lagi tentang manajemen proyek.

Definisi Manajemen Proyek
Berikut ini adalah beberapa definisi tentang manajemen proyek:
PMBOK (Project Management Body of Knowledge) sebagaimana yang didefinisikan oleh Project Management Institute-PMI mendefinisikan bahwa:
“Project management is the application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities to meet project requirements.”
Terjemahan bebasnya kurang lebih:
“Manajemen proyek adalah aplikasi atai implementasi dari pengetahuan, ketrampilan, perangkat dan teknik pada suatu aktivitas proyek untuk memenuhi kebutuhan atau tujuan suatu proyek.”
PRINCE2 project management methodology: “The planning, monitoring and control of all aspects of the project and the motivation of all those involved in it achieve the project objectives on time and to the specified cost, quality and performance.”
Terjemahan bebasnya kurang lebih:
“Perencanaan, pemantauan dan pengontrolan terhadap semua aspek yang terdapat dalam sebuah proyek, serta motivasi yang ada didalamnya untuk mencapai tujuan proyek dengan waktu, biaya, kualitas dan performansi yang telah ditentukan”.
DIN 69901 (Deutsches Institute fur Normung-German Organization for Standardization): “Project management is the complete set of tasks, techniques, tools applied during project execution”.
Terjemahan bebasnya kurang lebih:
Manajemen proyek adalah sekumpulan lengkap penugasan/pekerjaan, teknik, serta perangkat yang diaplikasikan selama eksekusi atau pelaksanaan proyek.
Manajemen proyek bisa juga diartikan secara bebas sebagai ilmu dan seni berkaitan dengan memimpin dan mengkoordinir sumber daya yang terdiri dari manusia dan material dengan menggunakan teknik pengelolaan modern untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan, yaitu: lingkup, mutu, jadwal, dan biaya serta memenuhi keinginan para stakeholder.
Pada prinsipnya manajemen proyek adalah:
Penerapan, pengetahuan, ketrampilan, ‘tools and techniques’ (perangkat/alat bantu dan teknik-teknik) pada aktivitas-aktivitas proyek agar persyaratan dan kebutuhan proyek terpenuhi. Proses-proses manajemen proyek dikelompokkan dalam lima kelompok, yaitu:
1. Proses inisiasi (intiation process).
2. Proses perencanaan (planning process).
3. Proses pelaksanaan (executing process).
4. Proses pengontrolan (controlling process).
5. Proses penutupan (closing process).
Kerangka Kerja/Framework Manajemen Proyek
Berikut ini adalah framework atau kerangka kerja manajemen proyek yang digambarkan dalam bentuk diagram.

Keterangan gambar:
- Stakeholder mempunyai proyek
- Proyek didelegasikan ke Manajer Proyek (Project Manager).
- Manajer Proyek mengelola atau memanage proyek tersebut.
- Pengelolaan proyek meliputi: scope management, time management, cost management, quality management, human resource management, communication management, risk management, procurement management dan diintegrasikan melalui project integration management (project management knowledge area).
- Penerapan tools, teknik dan metode terkait diterapkan pada knowledge area tersebut untuk memperoleh hasil yang diinginkan, yaitu suksesnya proyek.
Tujuan/Manfaat Manajemen Proyek
Tujuan atau manfaat yang bisa didapatkan dengan adanya manajemen proyek antara lain adalah:
- Efisiensi, baik dari sisi biaya, sumber daya maupun waktu.
- Kontrol terhadap proyek lebih baik, sehingga proyek bisa sesuai dengan scope, biaya, sumberdaya dan waktu yang telah ditentukan.
- Meningkatkan kualitas.
- Meningkatkan produktifitas.
- Bisa menekan resiko yang timbul sekecil mungkin.
- Koordinasi internal yang lebih baik.
- Meningkatkan semangat, tanggung jawab serta loyalitas tim terhadap proyek, yaitu dengan penugasan yang jelas kepada masing-masing anggota tim.
Tiga Faktor Pembatas
Pada bagian ini akan dibahas mengenai 3 faktor pembatas di dalam lingkup manajemen proyek, yaitu meliputi:
- Scope atau ruang lingkup.
- Time atau waktu.
- Cost atau biaya.
Scope atau ruang lingkup proyek pada intinya adalah membahas jenis dan batasan-batasan yang ada pada sebuah proyek. Sejauh mana batasan-batasan atau ruang lingkup suatu proyek ditentukan. Ruang lingkup atau batasan proyek sangatlah diperlukan dalam suatu proyek, karena hal ini akan memberi dampak pada faktor-faktor proyek yang lainnya, terutama yang menyangkut biaya dan waktu pengerjaan proyek. Semakin besar scope atau ruang lingkup suatu proyek tersebut, maka secara umum akan makin bertambah pula waktu pengerjaan, ini tentunya berdampak pada bertambahnya biaya yang harus dikeluarkan.
Time atau waktu, adalah salah satu komponen yang menjadi target utama dalam sebuah proyek. Pada intinya faktor waktu ini adalah bagaimana kita menentukan lamanya waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Komponen waktu begitu berarti, terutama pada saat-saat yang memang sangat krusial. Terkadang suatu proyek dipaksa untuk selesai pada waktu tertentu, walaupun berdampak pada membengkaknya biaya.
Cost atau biaya, adalah salah satu faktor atau komponen utama proyek. Pada intinya faktor biaya atau cost ini adalah menentukan seberapa besar biaya yang akan dikeluarkan untuk sebuah proyek. Faktor biaya ini sangat dipengaruhi oleh 2 faktor sebelumnya, yaitu faktor scope dan faktor time. Secara umum semakin besar ruang lingkup dan semakin lama waktu, maka akan semakin besar pula biaya suatu proyek.
Berikut ini digambarkan keterkatian antara ketiga faktor pembatas atau triple constraint (scope, time & cost), serta kaitannya terhadap kualitas suatu target.

Optimasi triple constraint (scope, time & cost) sangat diperlukan untuk mencapai keseimbangan dalam mencapai sebuah target. Untuk mencapai kualitas dari sebuah target tertentu, maka setting atau optimasi ketiga komponen tersebut sangatlah diperlukan. Triple constraint + quality factor = quadruple constraint.
Teknik dan Metode Manajemen Proyek
Berikut ini adalah beberapa metode manajemen proyek:
- PERT charts.
- Gantt charts.
- Event Chain Diagrams.
- Run charts.
- Project Cycle Optimisation.
- Dan lain-lain.
Di antara metode-metode yang ada, metode Pert Chart dan metode Gantt Chart-lah yang paling banyak digunakan. Sedangkan software untuk mengelola proyek, untuk lingkungan Indonesia, yang sering dijumpai atau banyak digunakan adalah Microsoft Project. Di dalam Software Microsoft Project, kedua metode manajemen proyek ini (Pert Chart dan Gantt Chart) sudah terdapat di dalamnya.
Karena sifatnya yang cukup teoritis dan juga faktor kompleksitas tentang pembahasan teknik dan metode manajemen proyek, maka perlu kajian khusus mengenai hal ini. Pembahasan tentang materi ini tentunya perlu dibahas dalam pembahasan tersendiri (yaitu topik-topik tingkat lanjut manajemen proyek). Dalam pembahasan ini akan diterangkan tinjauan implementasi secara langsung (praktik di lapangan).
Manajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia, masalah dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan penting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan
dalam model kematangan kemapuan Manajemen proyek manusia (a people management capability maturity model/ PM-CMM) yang brfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan maslah dengan melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen proyek, pelatihan, kompensasi, pengembangan karier.
Dasar-Dasar Organisasional
Organisasi adalah sistem yang saling mempngaruhi dan salaing bekerja sama antara orang yang satu dngan orang yang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai
suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Organisasi merupakan sistem
maka terdiri dari beberapa elemen Manajemen proyek yaitu :
1. orang, dalam organisasi harus ada sekelompok orng yang bekerja dan salah
satunya ada yang memimpin organisasi tersebut.
2. tujuan, dalam organisasi harus ada tujuan yang harus dicapai, baik dalam jangka
pendek maupun jangka panjang.
3. posisi, setip orng yang ada dalam suatu organisasi akan menmpati posisi atau
kedudukannya masing-masing.
4. pekerjaan, setiap orang yang ada dalam organisasi tersbut mempunyai pekerjaan
(job) masing-masing sesuai dengan posisinya.
5. teknologi, untuk mencapai tujan orgnisasi membutuhkan teknologi untuk
membantu dalam pengolahan data menjadi suatu informasi.
6. struktur, struktur organisasi merupakan pola yang mengatur pelaksanaan pekerjaan
dan hubungan kerja sama antar setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut.
7. lingkungan luar, merpakan elemen yang sangat penting dan akan mempengaruhi
keberhasilan suatu organisasi, misalnya adanya kebijakan pemerintah tentang
organisasi.
Prinsip-prinsip organisasi adalah nlai-nilai yang digunakan sebagai landasan kerja
bagi setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut untuk mencapai keberhasilan
tujuan yang telah disepakati. Prinsip-prinsp yang ada dalam organisasi meliputi :
1. tujuan orgnisasi yang jelas
2. tugas yang dilakukan harus jelas
3. pembagian tugas yang adil
4. penempatan posisi yang tepat
5. adanya koordinasi dan integrasi
Manajemen proyek dalam organisasi terdiri dari tiga tingkatan pembuat keputusan
manajemen yaitu : manajemen tingkat bawah (operasional), manajemen tingkat
menengah (perencanaan dan kontrol manajerial) dan manajemen tingkat atas
(strategik). Setiap level memiliki tanggung jawabnya sendiri-sendiri dan semuanya
bekerja sama dalam mencapai tujuan dan sasaran.
Manajemen proyek tingkat bawah (operasional)
- Manajer operasional membuat keputusan berdasarkan aturan-aturan yang telah
ditetapkan sebelumnya dan menghasilkan hal-hal yang dapat diprediksikan bila
diterapkan dengan benar.
Manajemen proyek tingkat menengah
- Manajer tingkat menengah membuat perencanaan jangka pendek dan
mengontrol keputusan-keputusan tentang bagaimana sumberdaya bisa
dialokasikan dengan baik
Manajemen proyek tingkat atas (strategik)
- Manajer strategik membuat keputusan-keputusan yang akan membimbing
manajer operasional dan manajer tingkat menengah.
Ada tiga garis besar yang dibahas dalam manajemen proyek untuk menciptakan berlangsungnya sebuah proyek, yaitu :
1. Perencanaan
Untuk mencapai tujuan, sebuah proyek perlu suatu perencanaan yang matang. Yaitu dengan meletakkan dasar tujuan dan sasaran dari suatu proyek sekaligus menyiapkan segala program teknis dan administrasi agar dapat diimplementasikan.Tujuannya agar memenuhi persyaratan spesifikasi yang ditentukan dalam batasan waktu, mutu, biaya dan keselamatan kerja. Perencanaan proyek dilakukan dengan cara studi kelayakan, rekayasa nilai, perencanaan area manajemen proyek (biaya, mutu, waktu, kesehatan dan keselamatan kerja, sumberdaya, lingkungan, resiko dan sistem informasi.
2. Penjadwalan
Merupakan implementasi dari perencanaan yang dapat memberikan informasi tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek yang meliputi sumber daya (biaya, tenaga kerja, peralatan, material), durasi  dan progres waktu untuk menyelesaikan proyek. Penjadwalan proyek mengikuti perkembangan proyek dengan berbagai permasalahannya. Proses monitoring dan updating selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang realistis agar sesuai dengan tujuan proyek. Ada beberapa metode untuk mengelola penjadwalan proyek, yaitu Kurva S (hanumm Curve), Barchart, Penjadwalan Linear (diagram Vektor), Network Planning dan waktu dan durasi kegiatan. Bila terjadi penyimpangan terhadap rencana semula, maka dilakukan evaluasi dan tindakan koreksi agar proyek tetap berada dijalur yang diinginkan.
3. Pengendalian Proyek
Pengendalian mempengaruhi hasil akhir suatu proyek. Tujuan utama dari utamanya yaitu meminimalisasi segala penyimpangan yang dapat terjadi selama berlangsungnya proyek. Tujuan dari pengendalian proyek yaitu optimasi kinerja biaya, waktu , mutu dan keselamatan kerja harus memiliki kriteria sebagai tolak ukur. Kegiatan yang dilakukan dalam proses pengendalian yaitu berupa pengawasan, pemeriksaan, koreksi yang dilakukan selama proses implementasi.